ติดตามและเรียกเก็บเงินตามเวลา¶

NightPOS Helpdesk provides teams with the ability to track the amount of hours spent working on a ticket, and to bill a customer for that time. Through integrations with the Sales, Timesheets, Project and Accounting applications, customers can be charged once the work is completed, or before it has even begun.

Danger

เนื่องจากฟีเจอร์ ติดตามและเรียกเก็บเวลา ต้องการการผสานรวมกับแอปพลิเคชันอื่น การเปิดใช้งานอาจส่งผลให้มีการติดตั้งโมดูลหรือแอปพลิเคชันเพิ่มเติม

การติดตั้งแอปพลิเคชันใหม่บนฐานข้อมูล One-App-Free จะเริ่มการทดลองใช้ 15 วัน เมื่อสิ้นสุดการทดลองใช้ หากไม่มีการเพิ่มการสมัครสมาชิกแบบชำระเงินในฐานข้อมูล ฐานข้อมูลจะไม่เปิดใช้งานหรือเข้าถึงได้อีกต่อไป

กำหนดค่าฟีเจอร์ติดตามและเรียกเก็บเวลา¶

ก่อนที่จะสามารถออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าสำหรับบริการสนับสนุน ฟีเจอร์ ติดตามและเรียกเก็บเวลา ต้อง ถูกเปิดใช้งานในแต่ละทีม Helpdesk แยกกัน

เปิดใช้งานการติดตามและเรียกเก็บเงินตามเวลาในทีม Helpdesk¶

หากต้องการดูและเปิดใช้งานฟีเจอร์ Track & Bill Time ในทีม Helpdesk ให้ไปที่ แอป Helpdesk ‣ การกำหนดค่า ‣ ทีม Helpdesk จากนั้นเลือกทีมจากรายการ หรือสร้าง:doc:ทีมใหม่ <../../helpdesk> การดำเนินการนี้จะแสดงหน้าการตั้งค่าของทีม

ในหน้าการตั้งค่าของทีม เลื่อนลงไปที่ส่วน Track & Bill Time ทำเครื่องหมายในช่อง ระบบบันทึกเวลา และ Time Billing

หลังจากทำเครื่องหมายในช่อง ระบบบันทึกเวลา แล้ว ฟิลด์ใหม่จะปรากฏขึ้นซึ่งมีชื่อว่า โปรเจกต์

Note

หากเป็นครั้งแรกที่เปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ในฐานข้อมูลนี้ อาจจำเป็นต้องบันทึกและรีเฟรชหน้าด้วยตนเองก่อนที่ฟิลด์ โปรเจกต์ จะปรากฏขึ้น

โปรเจกต์ที่เลือกในฟิลด์นี้เป็นตัวแทนของที่ที่บันทึกระบบบันทึกเวลาทั้งหมดสำหรับตั๋วของทีมนี้ คลิกในเมนูแบบเลื่อนลง โปรเจกต์ เพื่อเลือกโปรเจกต์

หากต้องการสร้างโปรเจกต์ใหม่สำหรับบันทึกระบบบันทึกเวลา ให้คลิกในเมนูแบบเลื่อนลง โปรเจกต์ พิมพ์ชื่อสำหรับโปรเจกต์ จากนั้นคลิก สร้าง จากเมนูแบบเลื่อนลงด้านล่าง

มุมมองของหน้าการตั้งค่าทีม Helpdesk ที่เน้นการตั้งค่าการติดตามและเรียกเก็บเงินตามเวลา

กำหนดค่าสินค้าบริการ¶

เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์ Time Billing แล้ว สินค้าใหม่จะถูกสร้างขึ้นในแอป การขาย ที่ชื่อว่า Service on Timesheets สินค้านี้สามารถพบได้ภายใต้ แอปการขาย ‣ สินค้า ‣ สินค้า จากนั้นค้นหา Service on Timesheets ในแถบค้นหา นี่คือสินค้าที่ใช้เมื่อออกใบแจ้งหนี้สำหรับ บริการสนับสนุนแบบชำระหลังใช้บริการ **หลังจาก**ที่งานเสร็จสมบูรณ์แล้ว

เลือก Service on Timesheets จากหน้าสินค้า การดำเนินการนี้จะแสดงฟอร์มรายละเอียดสินค้า สินค้าถูกกำหนดค่าด้วย ประเภทสินค้า ที่ตั้งเป็น บริการ และ นโยบายการออกใบแจ้งหนี้ ที่ตั้งเป็น ตามระบบบันทึกเวลา ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นในระเบียนสินค้า เช่น ต้นทุน หรือ ราคาขาย

มุมมองของสินค้าบริการที่มีนโยบายการออกใบแจ้งหนี้ตั้งเป็น 'ตามระบบบันทึกเวลา'

เพื่อออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการสนับสนุน**ก่อน**ที่งานจะเสร็จสมบูรณ์ (เรียกอีกอย่างว่า บริการสนับสนุนแบบชำระล่วงหน้า) ต้องสร้างสินค้าแยกต่างหากที่มีนโยบายการออกใบแจ้งหนี้ที่แตกต่างกัน

หากต้องการสร้างสินค้าบริการใหม่ ให้ไปที่ แอปการขาย ‣ สินค้า ‣ สินค้า และคลิก ใหม่ การดำเนินการนี้จะแสดงฟอร์มรายละเอียดสินค้าเปล่า

ในฟอร์มสินค้าใหม่ ให้เพิ่ม ชื่อสินค้า และตั้ง ประเภทสินค้า เป็น บริการ จากนั้นตั้ง นโยบายการออกใบแจ้งหนี้ เป็น ชำระล่วงหน้า/ราคาคงที่ ซึ่งหมายความว่าสามารถสร้างใบแจ้งหนี้และรับชำระเงินสำหรับสินค้านี้ได้ก่อนที่จะมีการบันทึกระบบบันทึกเวลาสำหรับบริการเหล่านี้

มุมมองของสินค้าบริการที่มีนโยบายการออกใบแจ้งหนี้ตั้งเป็น 'ชำระล่วงหน้า/คงที่'

สุดท้าย ให้ตั้ง ราคาขาย และยืนยันว่าหน่วยวัดถูกตั้งเป็น ชั่วโมง

ออกใบแจ้งหนี้บริการสนับสนุนแบบชำระล่วงหน้า¶

เมื่อบริการสนับสนุนถูกเรียกเก็บเงินแบบราคาคงที่ ใบแจ้งหนี้สามารถสร้างได้ก่อนที่จะมีการดำเนินงานใด ๆ กับปัญหา ในกรณีนี้ สินค้าบริการที่มี นโยบายการออกใบแจ้งหนี้ ตั้งเป็น ชำระล่วงหน้า/ราคาคงที่ จะถูกใช้ เช่น ส่วนข้างต้น

สร้างคำสั่งขายด้วยสินค้าแบบชำระล่วงหน้า¶

ในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าสำหรับบริการสนับสนุนแบบเติมเงินล่วงหน้า ขั้นแรกให้สร้างคำสั่งขายที่มีสินค้าบริการสนับสนุน โดยไปที่ แอปการขาย ‣ คำสั่งซื้อ ‣ ใบเสนอราคา จากนั้นคลิก สร้างใหม่ เพื่อเปิดฟอร์มใบเสนอราคาเปล่า

จากนั้นกรอกข้อมูลลูกค้าในฟอร์มใบเสนอราคา

ไปที่แท็บ รายการคำสั่งซื้อ ของใบเสนอราคาและคลิก เพิ่มสินค้า จากนั้นเลือก*สินค้าบริการแบบเติมเงินล่วงหน้า*เมื่อ:ref:กำหนดค่าสินค้าบริการ <helpdesk/configure-service-products> อัปเดตฟิลด์ ปริมาณ ด้วยจำนวนชั่วโมง

หลังจากอัปเดตข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นแล้ว ให้ ยืนยัน ใบเสนอราคา การดำเนินการนี้จะแปลงใบเสนอราคาเป็น SO

สร้างและส่งใบแจ้งหนี้สำหรับบริการแบบเติมเงินล่วงหน้า¶

หลังจากยืนยัน SO แล้ว ให้คลิกปุ่ม สร้างใบแจ้งหนี้ การดำเนินการนี้จะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป สร้างใบแจ้งหนี้

หากไม่มีการเก็บเงินดาวน์เพย์เมนต์ ประเภท สร้างใบแจ้งหนี้ สามารถเป็น ใบแจ้งหนี้ปกติ ได้ หากมีการเก็บ:doc:เงินดาวน์เพย์เมนต์ <../../../sales/sales/invoicing/down_payment> ให้เลือกระหว่าง เงินดาวน์เพย์เมนต์ (เปอร์เซ็นต์) หรือ เงินดาวน์เพย์เมนต์ (จำนวนคงที่)

เมื่อกรอกข้อมูลที่จำเป็นแล้ว ให้คลิก สร้างฉบับร่าง

จากนั้นสามารถส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้าเพื่อชำระเงินได้

สร้างตั๋ว Helpdesk สำหรับบริการแบบเติมเงินล่วงหน้า¶

ในการสร้างตั๋ว Helpdesk สำหรับบริการแบบเติมเงินล่วงหน้า ให้ไปที่ Helpdesk และคลิกปุ่ม ตั๋ว เพื่อแสดงไปป์ไลน์ของทีมเฉพาะ คลิก สร้างใหม่ เพื่อสร้างตั๋วใหม่

ในฟอร์มตั๋วเปล่า ให้สร้าง หัวข้อ ตั๋วและกรอกข้อมูล ลูกค้า

เมื่อเพิ่มชื่อลูกค้าแล้ว ฟิลด์ รายการคำสั่งขาย จะถูกเติมโดยอัตโนมัติด้วยรายการคำสั่งขายแบบเติมเงินล่วงหน้าล่าสุดที่ยังมีเวลาเหลืออยู่

ติดตามชั่วโมงในตั๋ว Helpdesk¶

เวลาที่ใช้ในการทำงานกับตั๋ว Helpdesk จะถูกติดตามในแท็บ ระบบบันทึกเวลา ในตั๋วเฉพาะ

ในฟอร์มรายละเอียดตั๋ว ให้คลิกที่แท็บ ระบบบันทึกเวลา และคลิก เพิ่มแถว เลือก พนักงาน เพิ่ม คำอธิบาย ของงานและกรอกจำนวน ชั่วโมงที่ใช้

เมื่อมีการเพิ่มแถวใหม่ในแท็บ ระบบบันทึกเวลา ฟิลด์ ชั่วโมงคงเหลือใน SO ที่มุมล่างขวาของแท็บจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติ

มุมมองของแท็บระบบบันทึกเวลาในตั๋วโดยเน้นที่ชั่วโมงคงเหลือใน SO

Note

หากจำนวนชั่วโมงในแท็บ ระบบบันทึกเวลา เกินจำนวนชั่วโมงที่ขาย ชั่วโมงคงเหลือของ SO จะเปลี่ยนเป็นสีแดง

ตัวอย่างตั๋วที่มีจำนวนชั่วโมงเกินชั่วโมงคงเหลือ

เมื่อเพิ่มชั่วโมงในแท็บ:guilabel:ระบบบันทึกเวลา ชั่วโมงเหล่านั้นจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติในฟิลด์:guilabel:`ส่งมอบแล้ว`ใน|SO|ด้วย

ออกใบแจ้งหนี้สำหรับบริการสนับสนุนแบบชำระหลังใช้บริการ¶

เมื่อบริการสนับสนุนเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่ใช้กับปัญหา ไม่สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ได้ก่อนที่จะมีการบันทึกจำนวนชั่วโมงทั้งหมดที่ใช้ในการแก้ปัญหาในใบบันทึกเวลา ในกรณีนี้จะใช้สินค้าประเภทบริการที่มี:guilabel:นโยบายการออกใบแจ้งหนี้`ตั้งเป็น:guilabel:`ตามใบบันทึกเวลา เช่นสินค้าที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัติหลังจาก:ref:เปิดใช้งานฟีเจอร์การเรียกเก็บเงินตามเวลา <helpdesk/configure-service-products>

สร้างคำสั่งขายด้วยสินค้าที่ติดตามเวลา¶

ในการออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าสำหรับบริการสนับสนุนแบบชำระหลังใช้บริการ ให้สร้าง|SO|ด้วยสินค้า Service on Timesheets ก่อน โดยไปที่:menuselection:แอปการขาย --> คำสั่งซื้อ --> ใบเสนอราคา จากนั้นคลิก:guilabel:`สร้าง`เพื่อเปิดฟอร์มใบเสนอราคาเปล่า

กรอกข้อมูลลูกค้าในใบเสนอราคา

ในแท็บ:guilabel:รายการสั่งซื้อ คลิก:guilabel:เพิ่มสินค้า เลือกสินค้า:guilabel:Service on Timesheets หลังจากอัปเดตข้อมูลอื่นๆ ที่จำเป็นแล้ว ให้:guilabel:`ยืนยัน`ใบเสนอราคา

Important

Unlike with the prepaid services quotation, NightPOS does not allow an invoice to be created at this time. Since services were not performed, nothing was delivered, so there is nothing to invoice.

สร้างตั๋วฝ่ายช่วยเหลือสำหรับบริการที่ติดตามเวลา¶

ในการบันทึกรายการใบบันทึกเวลาสำหรับบริการที่ติดตามเวลา ไปที่แอป:menuselection:Helpdesk และเลือกทีมที่เหมาะสมสำหรับบริการเหล่านี้

หากมีตั๋วที่มีอยู่แล้วสำหรับปัญหานี้ ให้เลือกจากมุมมองแบบคัมบัง ซึ่งจะเปิดฟอร์มรายละเอียดตั๋ว หากไม่มีตั๋วที่มีอยู่สำหรับปัญหาของลูกค้า ให้คลิก:guilabel:`สร้าง`เพื่อสร้างตั๋วใหม่และกรอกข้อมูลลูกค้าที่จำเป็นในฟอร์มรายละเอียดตั๋วเปล่า

หลังจากเลือกหรือสร้างตั๋วแล้ว ไปที่เมนูแบบเลื่อนลง:guilabel:รายการคำสั่งขาย เลือก|SO|ที่สร้างในขั้นตอนก่อนหน้า

ติดตามชั่วโมงสนับสนุนในตั๋ว¶

ในการสร้างใบแจ้งหนี้สำหรับสินค้าที่อิงตามใบบันทึกเวลา จำเป็นต้องติดตามและบันทึกชั่วโมง ณ จุดนี้บริการถือว่า*ส่งมอบแล้ว* ในการบันทึกชั่วโมงสำหรับบริการสนับสนุนนี้ ให้คลิกที่แท็บ:guilabel:`ระบบบันทึกเวลา`ของตั๋ว

คลิก:guilabel:เพิ่มบรรทัด`เพื่อบันทึกรายการใหม่ เลือก:guilabel:`พนักงาน`จากเมนูแบบเลื่อนลง และบันทึกเวลาที่ใช้ไปในคอลัมน์:guilabel:`ชั่วโมงที่ใช้

ทำซ้ำขั้นตอนเหล่านี้จนกว่าจะบันทึกรายการใบบันทึกเวลาทั้งหมดเสร็จสิ้น

มุมมองของแท็บระบบบันทึกเวลาในตั๋วฝ่ายช่วยเหลือ

สร้างใบแจ้งหนี้สำหรับชั่วโมงที่ติดตามในตั๋ว¶

หากไม่ต้องการใบบันทึกเวลาใหม่ ให้สร้างใบแจ้งหนี้และส่งให้ลูกค้า

ในการดำเนินการนี้ ให้กลับไปที่|SO|โดยคลิกที่ปุ่มอัจฉริยะ:guilabel:`คำสั่งขาย`ที่ด้านบนของตั๋ว

ก่อนสร้างใบแจ้งหนี้ ให้ยืนยันว่าตัวเลขในคอลัมน์ ส่งแล้ว ตรงกับจำนวนรวมของ ชั่วโมงที่ใช้ ที่แสดงในแท็บ ระบบบันทึกเวลา บนตั๋ว

จากนั้น คลิก สร้างใบแจ้งหนี้ ซึ่งจะเปิดหน้าต่างป๊อปอัป สร้างใบแจ้งหนี้

หากไม่มีการเก็บเงินมัดจำ ประเภท สร้างใบแจ้งหนี้ สามารถคงเป็น ใบแจ้งหนี้ทั่วไป หากมีการเก็บเงินมัดจำ ให้เลือกระหว่าง เงินมัดจำ (เปอร์เซ็นต์) หรือ เงินมัดจำ (จำนวนคงที่)

Important

ใช้ฟิลด์ ช่วงเวลาระบบบันทึกเวลา หากใบแจ้งหนี้นี้ควร เฉพาะ รวมระบบบันทึกเวลาจากช่วงเวลาบางช่วง หากฟิลด์นี้ว่างเปล่า ระบบบันทึกเวลาที่เกี่ยวข้อง ทั้งหมด ที่ยังไม่ได้ออกใบแจ้งหนี้จะถูกรวมเข้ามา

เมื่อกรอกข้อมูลที่จำเป็นแล้ว ให้คลิก สร้างฉบับร่าง จากนั้นใบแจ้งหนี้สามารถตรวจสอบ แก้ไข และส่งให้ลูกค้าเพื่อชำระเงินได้

ดูเพิ่มเติม