ติดตามใบแจ้งหนี้

Follow-up messages can be sent to customers when payments are overdue. NightPOS helps identify late payments and allows scheduling and sending the appropriate reminders using follow-up actions according to the number of overdue days. Follow-ups can be sent through different methods, including email, WhatsApp message, SMS, or post.

ดูเพิ่มเติม

• NightPOS Tutorials: Payment Follow-up

• เงื่อนไขการชำระเงินและแผนการผ่อนชำระ

การกำหนดค่า

ในการกำหนดค่า การดำเนินการติดตาม ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ ระดับการติดตาม ในมุมมองรายการ ระดับการติดตาม จะมีระดับและการดำเนินการติดตามหลายระดับที่กำหนดค่าไว้โดยค่าเริ่มต้น

ในการแก้ไขระดับการติดตาม ให้คลิกที่รายการ จากมุมมองแบบฟอร์ม ให้แก้ไข คำอธิบาย หรือปรับจำนวนวันก่อนที่จะส่งการเตือน ในแท็บ การแจ้งเตือน ให้เลือก การดำเนินการ เช่น ส่งอีเมล, ส่งข้อความ WhatsApp, ส่งข้อความ SMS และ ส่งจดหมาย

Note

Sending letters and WhatsApp or SMS messages in NightPOS requires In-App Purchase (IAP) credit or tokens.

ในการใช้เทมเพลตที่กรอกข้อมูลล่วงหน้าเมื่อส่งอีเมลหรือจดหมาย ให้เลือก เทมเพลตเนื้อหา ในการแก้ไข ให้คลิกไอคอน (ลูกศรลิงก์ภายใน) ถัดจากฟิลด์ เทมเพลตเนื้อหา หากเปิดใช้งาน ข้อความ WhatsApp และ SMS จะใช้ฟิลด์ เทมเพลต WhatsApp หรือ เทมเพลต SMS ที่เฉพาะเจาะจงซึ่งสามารถแก้ไขได้โดยคลิกไอคอน (ลูกศรลิงก์ภายใน)

สามารถเปิดใช้งานตัวเลือกอื่นๆ ได้ในส่วน ตัวเลือก ภายในระดับการติดตามที่เฉพาะเจาะจง:

• ทำการเตือนอัตโนมัติด้วยตัวเลือก อัตโนมัติ

• แนบใบแจ้งหนี้ ที่เกินกำหนดในการเตือน

• เพิ่มผู้ติดตาม ในลูกค้าที่เกี่ยวข้องเพื่อรับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการตอบกลับอีเมลใดๆ ที่ทำในอีเมลเตือน

ในแท็บ กิจกรรม ให้เปิดใช้งานตัวเลือกเพื่อกำหนดเวลา กิจกรรม อัตโนมัติเมื่อระดับการติดตามถูกกระตุ้น เลือกผู้ใช้ ผู้รับผิดชอบ และ ประเภทกิจกรรม และป้อน สรุป

ในการเพิ่ม ระดับการติดตาม ใหม่ ให้คลิก สร้างใหม่ และกรอกข้อมูลในฟิลด์

Tip

กำหนดจำนวนวันเป็นลบเพื่อส่งการเตือนก่อนวันครบกำหนดของใบแจ้งหนี้

การติดตามใบแจ้งหนี้

Note

กระทบยอดธุรกรรมทางธนาคารทั้งหมดก่อนเริ่มกระบวนการติดตามเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งการเตือนสำหรับใบแจ้งหนี้ที่ชำระเงินแล้ว

ในการดูใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดทั้งหมด ไปที่ ระบบบัญชี ‣ ลูกค้า ‣ ใบแจ้งหนี้ ในมุมมองรายการ ใบแจ้งหนี้ ให้คลิกในแถบค้นหาและกรองตาม เกินกำหนด

การติดตามสำหรับลูกค้ารายเดียว

สำหรับภาพรวมโดยละเอียดของสถานะการติดตามใบแจ้งหนี้ของลูกค้า ไปที่ ระบบบัญชี ‣ ลูกค้า ‣ ลูกค้า เปิดแบบฟอร์มของลูกค้าและคลิกแท็บ ระบบบัญชี ในส่วน การติดตามใบแจ้งหนี้ ให้คลิกที่ระดับต่างๆ เพื่อดู สถานะการติดตาม ของแต่ละระดับ หากต้องการดำเนินการ ให้คลิก ใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด เพื่อดูรายการโดยละเอียดของใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด

สามารถกำหนดตัวเลือกเพิ่มเติมได้:

• การเตือนความจำ: สิ่งเหล่านี้อาจเป็นแบบ อัตโนมัติ หรือ ด้วยตนเอง

• การเตือนความจำครั้งถัดไป: วันที่ควรดำเนินการติดตามครั้งถัดไปจะถูกตั้งค่าโดยอัตโนมัติเมื่อประมวลผลการติดตาม แต่สามารถปรับเปลี่ยนด้วยตนเองได้หากจำเป็น

• ผู้รับผิดชอบ: ผู้ใช้ที่จัดการการติดตาม

หากต้องการส่งการเตือนการชำระเงินไปยังลูกค้าด้วยตนเอง ให้คลิก ส่ง และเลือกการดำเนินการในหน้าต่าง ส่งและพิมพ์:

• พิมพ์

• อีเมล

• WhatsApp

• SMS

• ทางไปรษณีย์

เปิดใช้งานตัวเลือก แนบใบแจ้งหนี้ และเปลี่ยน เทมเพลตเนื้อหา เทมเพลต WhatsApp หรือ โทรศัพท์ หากจำเป็น จากนั้นคลิก ส่ง หรือ ส่งและพิมพ์ เพื่อส่ง รายงานการติดตาม

ดูเพิ่มเติม

การซื้อในแอป (IAP)

Note

• ข้อมูลการติดต่อในใบแจ้งหนี้หรือแบบฟอร์มการติดต่อจะใช้ในการส่งการแจ้งเตือน

• แชทเตอร์เก็บบันทึกทั้งหมดของการติดตามทั้งหมด

การติดตามลูกค้าทั้งหมดที่ถึงกำหนดดำเนินการ

หลังจากตั้งค่าตัวเลือก การติดตาม เพิ่มเติมแล้ว ให้ตรวจสอบว่าลูกค้ารายใดมีใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนดหรือต้องการการติดตาม โดยไปที่ ระบบบัญชี ‣ ลูกค้า ‣ ลูกค้า ในมุมมอง Kanban ของ ลูกค้า ให้คลิกแถบค้นหาและกรองตาม ใบแจ้งหนี้เกินกำหนด หรือ ต้องการการติดตาม

หากต้องการดำเนินการติดตามสำหรับลูกค้าที่เกี่ยวข้องทั้งหมด ให้เปลี่ยนไปยังมุมมองรายการและเลือกลูกค้าที่ต้องการติดตาม จากนั้นคลิก (การดำเนินการ) และเลือก ประมวลผลการติดตาม เพื่อส่ง รายงานการติดตาม ให้กับพวกเขา

รายงาน

รายงานยอดลูกค้า

หากต้องการดูภาพรวมที่ครอบคลุมของสถานะบัญชีของลูกค้า ให้คลิกปุ่มอัจฉริยะ รายงานยอดลูกค้า ในแบบฟอร์มของลูกค้า รายงานยอดนี้สอดคล้องกับส่วนของรายงาน บัญชีแยกประเภทคู่ค้า ที่เฉพาะเจาะจงสำหรับลูกค้ารายนั้น

หากต้องการส่งไปยังลูกค้า ให้คลิก ส่ง เปลี่ยน เทมเพลตอีเมล หากจำเป็น และคลิก พิมพ์และส่ง

หากต้องการดูรายงานยอดลูกค้าสำหรับลูกค้าหลายรายพร้อมกัน ให้เลือกลูกค้าจากมุมมองรายการ ลูกค้า คลิก (การดำเนินการ) และเลือก เปิดรายงานยอดลูกค้า

คลิก PDF หรือ XLSX เพื่อสร้างไฟล์ PDF หรือ XLSX ตามลำดับ

รายงานการติดตามผล

หากต้องการดูภาพรวมที่สมบูรณ์ของใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดของลูกค้า โดยแยกใบแจ้งหนี้ที่ถึงกำหนดออกจากใบแจ้งหนี้ที่เกินกำหนด ให้คลิกปุ่มอัจฉริยะ รายงานยอดลูกค้า ในแบบฟอร์มของลูกค้า จากนั้นคลิก รายงาน: รายงานยอดลูกค้า และเลือก รายงานการติดตาม

หากต้องการดูรายงานการติดตามสำหรับลูกค้าทั้งหมดพร้อมกัน ให้ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การรายงาน ‣ บัญชีแยกประเภทคู่ค้า จากนั้นคลิก รายงาน: และเลือก รายงานการติดตาม

คลิก PDF หรือ XLSX เพื่อสร้างไฟล์ PDF หรือ XLSX ตามลำดับ