ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุม¶
ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมคือข้อตกลงการจัดซื้อระยะยาวระหว่างบริษัทและผู้ขายเพื่อจัดส่งสินค้าเป็นประจำด้วยราคาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมมีประโยชน์เมื่อมีการซื้อสินค้าจากผู้ขายรายเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ แต่ในปริมาณที่แตกต่างกันและในช่วงเวลาที่แตกต่างกัน
การทำให้กระบวนการสั่งซื้อง่ายขึ้น ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยประหยัดเงินอีกด้วย เนื่องจากสามารถเป็นประโยชน์เมื่อเจรจาราคาซื้อจำนวนมากกับผู้ขาย
สร้างใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมใหม่¶
หากต้องการสร้างใบสั่งซื้อแบบครอบคลุม ให้เปิดใช้งานฟีเจอร์ ข้อตกลงการจัดซื้อ จากการตั้งค่าแอป การจัดซื้อ ไปที่ และภายใต้ส่วน คำสั่งซื้อ ให้คลิกช่องทำเครื่องหมายสำหรับ ข้อตกลงการจัดซื้อ จากนั้นคลิก บันทึก เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง
Note
นอกจากการสร้างใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมแล้ว การตั้งค่า ข้อตกลงการจัดซื้อ ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถสร้างคำขอใบเสนอราคา (RfQ) ทางเลือกได้อีกด้วย
เพื่อสร้างใบสั่งซื้อครอบคลุม ไปที่ และคลิก สร้าง ซึ่งจะเปิดฟอร์มข้อตกลงการจัดซื้อใหม่
กำหนดค่าฟิลด์ต่อไปนี้ในฟอร์มข้อตกลงการจัดซื้อใหม่เพื่อกำหนดกฎที่ตั้งไว้ล่วงหน้าสำหรับข้อตกลงระยะยาวที่เกิดขึ้นซ้ำ:
ผู้ขาย: ซัพพลายเออร์ที่ข้อตกลงนี้ผูกไว้ ไม่ว่าจะครั้งเดียวหรือเป็นประจำ สามารถเลือกผู้ขายได้โดยตรงจากเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากฟิลด์นี้
ผู้ซื้อ: ผู้ใช้ที่ได้รับมอบหมายให้กับใบสั่งซื้อครอบคลุมเฉพาะนี้ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นผู้ใช้ที่สร้างข้อตกลง สามารถเปลี่ยนผู้ใช้ได้โดยตรงจากเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากฟิลด์นี้
ประเภทข้อตกลง: ประเภทของข้อตกลงการจัดซื้อที่ใบสั่งซื้อครอบคลุมนี้ถูกจัดประเภท ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก ใบสั่งซื้อครอบคลุม หากยังไม่ได้เลือกไว้
สกุลเงิน: สกุลเงินที่ตกลงกันไว้สำหรับการแลกเปลี่ยนนี้ หากมีการเปิดใช้งานหลายสกุลเงินในฐานข้อมูล สามารถเปลี่ยนสกุลเงินได้จากเมนูแบบเลื่อนลงถัดจากฟิลด์นี้
ระยะเวลาข้อตกลง: ช่วงวันที่ที่ข้อตกลงนี้ควรมีผลบังคับใช้ หากใบสั่งซื้อครอบคลุมนี้ไม่ควรหมดอายุ ให้เว้นฟิลด์นี้ว่างไว้
อ้างอิง: ใบสั่งซื้อ (PO) ต้นทางที่ใบสั่งซื้อครอบคลุมนี้เชื่อมโยงอยู่ หากใบสั่งซื้อครอบคลุมนี้ไม่ควรเชื่อมโยงกับ PO ที่มีอยู่ ให้เว้นฟิลด์นี้ว่างไว้
ประเภทการดำเนินการ: ประเภทการดำเนินการที่ควรนำไปใช้กับคำสั่งซื้อนี้เมื่อส่งมอบแล้ว
บริษัท: บริษัทที่ได้รับมอบหมายให้ใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมนี้โดยเฉพาะ ค่าเริ่มต้นคือบริษัทที่ผู้ใช้ที่สร้างใบสั่งซื้อแบบครอบคลุมถูกระบุไว้ หากฐานข้อมูลไม่ใช่ฐานข้อมูลหลายบริษัท ฟิลด์นี้**ไม่สามารถ**เปลี่ยนแปลงได้ และจะเป็นค่าเริ่มต้นเป็นบริษัทเดียวที่ระบุในฐานข้อมูล
เมื่อกรอกฟิลด์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดแล้ว ให้คลิก เพิ่มบรรทัด เพื่อเพิ่มสินค้าภายใต้คอลัมน์ สินค้า จากนั้นในคอลัมน์ ปริมาณ ให้เปลี่ยนปริมาณของแต่ละสินค้า และตั้งราคาในคอลัมน์ ราคาต่อหน่วย
Important
เมื่อเพิ่มสินค้าลงในใบสั่งซื้อกรอบใหม่ ราคาที่มีอยู่ก่อนหน้าของสินค้าจะไม่ถูกเพิ่มลงในรายการสินค้าโดยอัตโนมัติ แต่ราคา**ต้อง**ถูกกำหนดด้วยตนเอง โดยการเปลี่ยนค่าในคอลัมน์ ราคาต่อหน่วย เป็นราคาที่ตกลงกับผู้ขายที่ระบุไว้ มิฉะนั้นราคาจะยังคงเป็น 0
คลิก ยืนยัน เพื่อบันทึกข้อตกลงการจัดซื้อใหม่นี้
เมื่อยืนยันแล้ว ขั้นตอนของใบสั่งซื้อครอบคลุมจะเปลี่ยนจาก ฉบับร่าง เป็น ยืนยันแล้ว ซึ่งหมายความว่าข้อตกลงนี้สามารถเลือกและใช้งานได้เมื่อสร้าง RfQs ใหม่
Tip
หลังจากสร้างและยืนยันใบสั่งซื้อกรอบแล้ว สินค้า ปริมาณ และราคายังคงสามารถแก้ไข เพิ่ม และลบออกจากข้อตกลงการจัดซื้อได้
สร้าง RfQ ใหม่จากใบสั่งซื้อกรอบ¶
หลังจากยืนยันใบสั่งซื้อครอบคลุมแล้ว สามารถสร้างใบเสนอราคาใหม่ได้โดยตรงจากฟอร์มใบสั่งซื้อครอบคลุม RfQs ที่ใช้ฟอร์มนี้จะถูกกำหนดข้อมูลไว้ล่วงหน้าตามกฎที่ตั้งไว้ในฟอร์ม ปริมาณรวมของสินค้าที่สั่งผ่าน RfQs ที่เชื่อมโยงจะถูกอัปเดตโดยอัตโนมัติในฟิลด์ สั่งซื้อแล้ว ในข้อตกลง
นอกจากนี้ ใบเสนอราคาใหม่จะถูกเชื่อมโยงโดยอัตโนมัติกับฟอร์มใบสั่งซื้อครอบคลุมนี้ผ่านปุ่มอัจฉริยะ RFQs/Orders ที่มุมบนขวาของฟอร์ม
หากต้องการสร้างใบเสนอราคาใหม่จากแบบฟอร์มใบสั่งซื้อกรอบ ให้คลิกปุ่ม ใบเสนอราคาใหม่ ซึ่งจะเปิด RfQ ใหม่ที่มีข้อมูลที่ถูกต้องกรอกไว้ล่วงหน้า ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าที่กำหนดในแบบฟอร์มใบสั่งซื้อกรอบ
จากแบบฟอร์ม RfQ ใหม่ ให้คลิก ส่งทางอีเมล เพื่อเขียนและส่งอีเมลไปยังผู้ขายที่ระบุไว้ คลิก พิมพ์ใบขอใบเสนอราคา เพื่อสร้างไฟล์ PDF ของใบเสนอราคาที่สามารถพิมพ์ได้ หรือเมื่อพร้อมแล้ว ให้คลิก ยืนยันคำสั่งซื้อ เพื่อยืนยัน PO
เมื่อยืนยัน PO แล้ว ให้คลิกกลับไปที่แบบฟอร์มใบสั่งซื้อแบบรวม (ผ่านเส้นทางนำทางที่ด้านบนของหน้า) จากแบบฟอร์มใบสั่งซื้อแบบรวม ตอนนี้จะมี RfQ หนึ่งรายการอยู่ในปุ่ม คำขอเสนอราคา/คำสั่งซื้อ อัจฉริยะ ที่ด้านบนขวาของแบบฟอร์ม คลิกปุ่ม คำขอเสนอราคา/คำสั่งซื้อ อัจฉริยะเพื่อดู PO ที่เพิ่งสร้างขึ้น
การเติมสินค้า¶
เมื่อใบสั่งซื้อกรอบได้รับการยืนยันแล้ว รายการผู้ขายใหม่จะถูกเพิ่มภายใต้แท็บ การจัดซื้อ ของสินค้าที่รวมอยู่ในคำสั่งซื้อ
สิ่งนี้ทำให้ใบสั่งซื้อกรอบมีประโยชน์กับ การเติมสินค้าอัตโนมัติ เนื่องจากข้อมูลเกี่ยวกับ ผู้ขาย ราคา และ ข้อตกลง ถูกอ้างอิงในรายการผู้ขาย ข้อมูลนี้กำหนดว่าเมื่อใด ที่ไหน และในราคาใดที่ควรเติมสินค้า
ดูเพิ่มเติม