สมุดรายวัน

Journal entries are recorded in different journals to maintain an organized record of a company's financial transactions. NightPOS uses six different types of journals to organize accounting records:

• ธนาคาร

• เงินสด

• บัตรเครดิต

• การขาย

• การจัดซื้อ

• เบ็ดเตล็ด

Note

สามารถมีสมุดรายวันหลายประเภทเดียวกันได้ เช่น สมุดรายวันธนาคารสองรายการแยกกัน แต่ละรายการสำหรับบัญชีธนาคารที่ไม่ซ้ำกัน หรือสมุดรายวันการขายสองรายการเพื่อติดตามรายได้ B2B เมื่อเทียบกับ B2C

การ์ดแต่ละใบบน แดชบอร์ดระบบบัญชี แสดงถึงสมุดรายวัน หากต้องการแก้ไขการกำหนดค่าของสมุดรายวัน ให้คลิก (จุดสามจุดแนวตั้ง) บนการ์ดสมุดรายวัน จากนั้นคลิก การกำหนดค่า หรือไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ สมุดรายวัน เพื่อเลือกและแก้ไขสมุดรายวันที่มีอยู่หรือสร้างสมุดรายวันใหม่

แม้ว่าสมุดรายวันประเภทต่าง ๆ จะมีฟิลด์ที่แตกต่างกันเล็กน้อยในการกำหนดค่า แต่บางฟิลด์จะสอดคล้องกันในทุกประเภทของสมุดรายวัน:

• รหัสย่อ: สมุดรายวันแต่ละรายการต้องมีรหัสที่ไม่ซ้ำกัน (ความยาว 1 ถึง 5 ตัวอักษร) รหัสย่อจะใช้เป็นคำนำหน้าสำหรับรายการบันทึกบัญชีทั้งหมดที่เป็นของสมุดรายวันนี้

• สกุลเงิน: หากต้องการ ให้ตั้งค่าสกุลเงินของสมุดรายวันนี้ สำหรับสมุดรายวันธนาคารและเงินสด นี่คือสกุลเงินของ ธุรกรรม ของสมุดรายวัน ฟิลด์นี้จะปรากฏเฉพาะเมื่อ สกุลเงินหลายสกุล เปิดใช้งาน

แท็บ การตั้งค่าขั้นสูง มีตัวเลือกที่เป็นเทคนิคมากขึ้น:

• บัญชีที่อนุญาต: จำกัดบัญชีที่พร้อมใช้งานเมื่อบันทึกรายการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันนี้ เว้นฟิลด์นี้ว่างไว้เพื่ออนุญาตทุกบัญชี

• นามแฝงอีเมล: ตั้งค่าที่อยู่อีเมลเพื่อสร้างรายการบันทึกบัญชีโดยการแปลง PDF ที่ส่งไปยังที่อยู่นี้เป็นดิจิทัล ใช้กันทั่วไปที่สุดในการสร้าง ใบแจ้งหนี้ลูกค้าและใบเรียกเก็บเงินของผู้จำหน่าย

• รักษาความปลอดภัยของรายการที่ลงรายการบัญชีแล้วด้วย Hash: จำกัด ความสามารถในการเปลี่ยนแปลง ของรายการของสมุดรายวันนี้เพื่อปฏิบัติตามหน่วยงานจัดเก็บภาษีในบางประเทศ

Warning

ตัวเลือก รักษาความปลอดภัยของรายการที่ลงรายการบัญชีแล้วด้วย Hash ไม่สามารถลบออกจากสมุดรายวันได้เมื่อสมุดรายวันมีรายการบันทึกบัญชีที่ลงรายการบัญชีแล้ว

Note

• สมุดรายวันธนาคารและเงินสดไม่มีฟิลด์ รักษาความปลอดภัยของรายการที่ลงรายการบัญชีแล้วด้วย Hash หรือ นามแฝงอีเมล

• หาก โดเมนนามแฝง ยังไม่ได้รับการกำหนดค่า ลิงก์ไปยัง กำหนดค่าโดเมนนามแฝง จะแสดงแทนฟิลด์ นามแฝงอีเมล

สมุดรายวันธนาคาร เงินสด และบัตรเครดิต

สมุดรายวันธนาคาร เงินสด และบัตรเครดิตมีคุณสมบัติร่วมกันดังต่อไปนี้:

• บัญชีระหว่างดำเนินการ: ธุรกรรม ในสมุดรายวันนี้จะถูกบันทึกในบัญชีนี้จนกว่าจะมีการกระทบยอด ซึ่งบัญชีนี้จะถูกแทนที่ด้วยบัญชีที่ทำรายการกระทบยอดด้วย ณ เวลาใดก็ตาม ยอดคงเหลือของบัญชีระหว่างดำเนินการในบัญชีแยกประเภททั่วไปแสดงยอดคงเหลือของรายการที่ยังไม่ได้กระทบยอด

  Note

  เมื่อทำการกระทบยอดรายการธนาคาร รายการบัญชีจะถูกแก้ไขเพื่อแทนที่บัญชีระหว่างดำเนินการธนาคารด้วยบัญชีของรายการบัญชีที่กระทบยอดด้วย บัญชีนี้มักจะเป็น:

  • บัญชีเงินรับหรือเงินจ่ายค้างจ่าย หากกระทบยอดกับการชำระเงินที่ลงทะเบียนแล้ว หรือ

  • บัญชีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้ หากกระทบยอดกับใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลโดยตรง

• ลำดับการชำระเงินเฉพาะ: ทำเครื่องหมายช่องนี้เพื่อใช้ลำดับแยกต่างหากสำหรับการชำระเงินและรายการที่บันทึกในสมุดรายวันนี้

  Note

  หากช่อง ลำดับการชำระเงินเฉพาะ ถูกทำเครื่องหมาย การชำระเงินที่ใช้ บัญชีค้างจ่าย จะมีการอ้างอิงที่เพิ่ม P ไปด้านหน้ารหัสย่อของสมุดรายวัน มิฉะนั้น การอ้างอิงจะเริ่มต้นด้วย PAY

แท็บ การชำระเงินขาเข้า และ การชำระเงินขาออก มี วิธีการชำระเงิน ของสมุดรายวันนี้ วิธีการชำระเงินที่แตกต่างกันจะพร้อมใช้งานขึ้นอยู่กับประเภทสมุดรายวัน หากต้องการ สามารถตั้งค่า บัญชีค้างจ่าย สำหรับวิธีการชำระเงินได้

ดูเพิ่มเติม

• บัญชีธนาคารและเงินสด

• ระบบหลายสกุลเงิน

• ธุรกรรม

• การกำหนดค่าธนาคาร

บัญชีคงค้าง

By default, payments in NightPOS do not create journal entries, but they can be configured to create journal entries by using outstanding accounts on bank and cash journals.

• บัญชีใบเสร็จรับเงินค้างรับ คือที่ที่ลงรายการการชำระเงินขาเข้าจนกว่าจะถูกเชื่อมโยงกับธุรกรรมธนาคารขาเข้า

• บัญชีการชำระเงินค้างจ่าย คือที่ที่ลงรายการการชำระเงินขาออกจนกว่าจะถูกเชื่อมโยงกับธุรกรรมธนาคารขาออก

บัญชีเหล่านี้มักเป็น ประเภท สินทรัพย์หมุนเวียน และ หนี้สินหมุนเวียน

Payments that are registered in NightPOS are posted to the outstanding receipts and outstanding payments accounts until they are reconciled. At any moment, the outstanding receipts account's balance in the general ledger shows the balance of registered incoming payments that have not yet been reconciled, and the outstanding payments account's balance in the general ledger shows the balance of registered outgoing payments that have not yet been reconciled.

การกำหนดค่า

หากต้องการกำหนดค่าบัญชีค้างจ่าย ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ สมุดรายวัน และเลือกหรือสร้างสมุดรายวันธนาคารหรือเงินสด ในแท็บ การชำระเงินขาเข้า และ การชำระเงินขาออก ตั้งค่า บัญชีเงินรับค้างรับ และ บัญชีเงินจ่ายค้างจ่าย สำหรับแต่ละวิธีการชำระเงินที่คุณต้องการสร้างรายการบัญชี

Note

• หากเพิ่มบัญชีธนาคารหลักของสมุดรายวันเป็นบัญชีใบเสร็จรับเงินค้างรับหรือบัญชีการชำระเงินค้างจ่าย เมื่อมีการลงทะเบียนการชำระเงิน สถานะของใบแจ้งหนี้หรือบิลจะถูกตั้งค่าเป็น ชำระแล้ว โดยตรง

• หากบัญชีใบเสร็จรับเงินค้างรับหรือบัญชีการชำระเงินค้างจ่ายสำหรับวิธีการชำระเงินถูกปล่อยให้ว่างเปล่า การลงทะเบียนการชำระเงินด้วยวิธีการชำระเงินนั้นจะไม่สร้างรายการบันทึกบัญชีใดๆ

ธนาคาร

สมุดรายวันธนาคารใช้สำหรับบันทึกรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องกับ รายการธนาคาร และการ ชำระเงิน ขาเข้าและขาออก ช่องต่อไปนี้เป็นเฉพาะสำหรับสมุดรายวันธนาคาร:

• บัญชีธนาคาร: บัญชีประเภท ธนาคารและเงินสด นี้เป็นบัญชีเริ่มต้นสำหรับสมุดรายวันธนาคารนี้

• หมายเลขบัญชี: หมายเลขบัญชีธนาคารใช้เมื่อลงทะเบียนการชำระเงินและจำเป็นสำหรับการสร้างไฟล์การชำระเงินขาออก เช่น SEPA หรือ NACHA หากต้องการแก้ไขรายละเอียดบัญชีธนาคาร ให้คลิกที่ปุ่ม (ลิงก์ภายใน) ถัดจาก หมายเลขบัญชี และอัปเดตข้อมูลบัญชีตามความเหมาะสม

• ธนาคาร: ชื่อธนาคารใช้เมื่อลงทะเบียนการชำระเงินและจำเป็นสำหรับการสร้างไฟล์การชำระเงินขาออก หากต้องการแก้ไขรายละเอียดบัญชีธนาคาร ให้คลิกที่ปุ่ม (ลิงก์ภายใน) ถัดจากชื่อ ธนาคาร และอัปเดตข้อมูลบัญชีตามความเหมาะสม

• ฟีดธนาคาร: กำหนดวิธีการสร้าง รายการ ธนาคาร ไม่ว่าจะเป็น ด้วยตนเอง หรือผ่าน การซิงโครไนซ์ออนไลน์

• แยกรายการ: แยกการชำระเงินแบบรวมสำหรับไฟล์ CODA

มีวิธีการชำระเงินหลายวิธีสำหรับสมุดรายวันธนาคาร เช่นเดียวกับการกำหนดค่าสำหรับการสร้างไฟล์การชำระเงินขาออก เช่น SEPA หรือ NACHA

เงินสด

สมุดรายวันเงินสดใช้เพื่อบันทึกรายการสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องกับ:doc:`ธุรกรรม <../bank/transactions>`เงินสด ฟิลด์ต่อไปนี้เฉพาะสำหรับสมุดรายวันเงินสด:

• บัญชีเงินสด: บัญชีประเภท:guilabel:`ธนาคารและเงินสด`นี้เป็นบัญชีเริ่มต้นสำหรับสมุดรายวันเงินสดนี้

• บัญชีกำไร: บัญชีประเภท:guilabel:`รายได้`หรือ:guilabel:`รายได้อื่น`นี้ใช้เพื่อบันทึกกำไรเมื่อยอดคงเหลือปลายงวดของเครื่องบันทึกเงินสดมากกว่าที่คาดไว้

• บัญชีขาดทุน: บัญชีประเภท:guilabel:`บัญชีรายจ่าย`นี้ใช้เพื่อบันทึกขาดทุนเมื่อยอดคงเหลือปลายงวดของเครื่องบันทึกเงินสดน้อยกว่าที่คาดไว้

มีเพียงวิธีการชำระเงินแบบแมนนวลเท่านั้นที่ใช้งานได้สำหรับสมุดรายวันเงินสด

บัตรเครดิต

สมุดรายวันบัตรเครดิตใช้เพื่อบันทึกรายการสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องกับบัตรเครดิต ฟิลด์ต่อไปนี้เฉพาะสำหรับสมุดรายวันบัตรเครดิต:

• บัญชีสมุดรายวัน: บัญชีประเภท:guilabel:`บัตรเครดิต`นี้เป็นบัญชีเริ่มต้นสำหรับสมุดรายวันบัตรเครดิตนี้

• ฟีดธนาคาร: กำหนดวิธีการสร้างธุรกรรมบัตรเครดิต ไม่ว่าจะเป็นแบบแมนนวลหรือผ่านทาง:doc:การซิงโครไนซ์ออนไลน์ <../bank/bank_synchronization>

มีเพียงวิธีการชำระเงินแบบแมนนวลเท่านั้นที่ใช้งานได้สำหรับสมุดรายวันบัตรเครดิต

สมุดรายวันการขาย การจัดซื้อ และเบ็ดเตล็ด

การขาย

สมุดรายวันการขาย หรือที่เรียกว่าสมุดรายวันรายได้ ใช้เพื่อบันทึกรายการสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องกับ:doc:ใบแจ้งหนี้ลูกค้า <../customer_invoices> ฟิลด์ต่อไปนี้เฉพาะสำหรับสมุดรายวันใบแจ้งหนี้ลูกค้า:

• บัญชีรายได้เริ่มต้น: ใบแจ้งหนี้ในสมุดรายวันนี้ใช้บัญชีประเภท:guilabel:`รายได้`หรือ:guilabel:`รายได้อื่น`นี้ เว้นแต่จะถูกแทนที่โดยบัญชีรายได้อื่นที่ตั้งค่าไว้ในหมวดหมู่สินค้า สินค้า หรือรายการใบแจ้งหนี้เอง

• ลำดับใบลดหนี้เฉพาะ: ทำเครื่องหมายในช่องนี้เพื่อใช้ลำดับแยกต่างหากสำหรับการอ้างอิงใบลดหนี้ที่เพิ่มขึ้นแยกจากลำดับใบแจ้งหนี้หลักและเพิ่ม R ในการอ้างอิงก่อนรหัสย่อของสมุดรายวัน

• ลำดับใบเพิ่มหนี้เฉพาะ: ทำเครื่องหมายในช่องนี้เพื่อใช้ลำดับแยกต่างหากสำหรับการอ้างอิงใบลดหนี้ที่เพิ่มขึ้นแยกจากลำดับใบแจ้งหนี้หลักและเพิ่ม D ก่อนรหัสย่อของสมุดรายวัน

สมุดรายวันการขายมีฟิลด์เพิ่มเติมในแท็บ:guilabel:`การตั้งค่าขั้นสูง`ที่ช่วยให้คุณตั้งค่ารูปแบบการสื่อสารเริ่มต้นที่จะปรากฏบนใบแจ้งหนี้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าสามารถอ้างอิงใบแจ้งหนี้นั้นๆ เมื่อชำระเงิน:

• ประเภทการสื่อสาร: เลือกว่ารูปแบบของการอ้างอิงการชำระเงินที่สื่อสารกับลูกค้าควรอิงตามหมายเลขใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขลูกค้า

• มาตรฐานการสื่อสาร: เลือกรูปแบบของการอ้างอิงการชำระเงินเองที่สื่อสารกับลูกค้า

การจัดซื้อ

สมุดรายวันการจัดซื้อใช้เพื่อบันทึกรายการสมุดรายวันที่เกี่ยวข้องกับ:doc:ใบเรียกเก็บเงินของผู้ขาย <../vendor_bills> ฟิลด์ต่อไปนี้เฉพาะสำหรับสมุดรายวันการจัดซื้อ:

• บัญชีค่าใช้จ่ายเริ่มต้น: ใบเรียกเก็บเงินของผู้ขายในสมุดรายวันนี้ใช้บัญชีประเภท:guilabel:`บัญชีรายจ่าย`นี้ เว้นแต่จะถูกแทนที่โดยบัญชีค่าใช้จ่ายอื่นที่ตั้งค่าไว้ในหมวดหมู่สินค้า สินค้า หรือค่าใช้จ่าย

• บัญชีส่วนส่วนตัว: เลือกบัญชีที่จะใช้ในการบันทึกส่วนส่วนตัวของค่าใช้จ่ายแบบผสม

• ลำดับเลขที่เฉพาะสำหรับใบลดหนี้: เลือกช่องนี้เพื่อใช้ลำดับเลขที่แยกต่างหากสำหรับการอ้างอิงของใบลดหนี้ที่เพิ่มขึ้นแยกจากลำดับเลขที่ใบวางบิลผู้ขายหลัก และเพิ่ม R ไปยังการอ้างอิงก่อนรหัสย่อของสมุดรายวัน

• ลำดับใบเพิ่มหนี้เฉพาะ: ทำเครื่องหมายในช่องนี้เพื่อใช้ลำดับแยกต่างหากสำหรับการอ้างอิงใบลดหนี้ที่เพิ่มขึ้นแยกจากลำดับใบแจ้งหนี้หลักและเพิ่ม D ก่อนรหัสย่อของสมุดรายวัน

เบ็ดเตล็ด

สมุดรายวันเบ็ดเตล็ดใช้สำหรับบันทึกรายการสมุดรายวันที่ไม่เกี่ยวข้องกับประเภทสมุดรายวันอื่นๆ เช่น รายการสมุดรายวันปิดภาษี

ดูเพิ่มเติม

• Tax return eLearning

• การยื่นภาษี (รายงาน VAT)

• ภาษี