ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า¶
A customer invoice is a document issued by a company for products and/or services sold to a customer. It records receivables as they are sent to customers. Customer invoices can include amounts due for the goods and/or services provided, applicable sales taxes, shipping and handling fees, and other charges. NightPOS supports multiple invoicing and payment workflows.
ดูเพิ่มเติม
ตั้งแต่ใบแจ้งหนี้ฉบับร่างไปจนถึงรายงานกำไรขาดทุน กระบวนการนี้เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอนเมื่อสินค้า (หรือบริการ) ได้รับการสั่งซื้อ/จัดส่ง (หรือให้บริการ) แก่ลูกค้า ขึ้นอยู่กับนโยบายการออกใบแจ้งหนี้:
การสร้างใบแจ้งหนี้¶
สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ฉบับร่างได้โดยตรงจากเอกสารต่างๆ เช่น ใบสั่งขายหรือใบสั่งซื้อ หรือสร้างด้วยตนเองจากสมุดรายวัน Customer Invoices ใน Accounting Dashboard
ใบแจ้งหนี้ต้องมีข้อมูลที่จำเป็นเพื่อให้ลูกค้าสามารถชำระเงินสำหรับสินค้าและบริการได้อย่างรวดเร็ว โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ต่อไปนี้ได้รับการกรอกอย่างเหมาะสม:
Customer: When a customer is selected, NightPOS automatically pulls information from the customer record like the invoice address, preferred payment terms, fiscal positions, receivable account, and more onto the invoice. To change these values for this specific invoice, edit them directly on the invoice. To change them for future invoices, change the values on the contact record.
Invoice Date: หากไม่ได้ตั้งค่าด้วยตนเอง ฟิลด์นี้จะถูกตั้งค่าเป็นวันที่ปัจจุบันโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับการยืนยัน
Due Date หรือ เงื่อนไขการชำระเงิน: เพื่อระบุเวลาที่ลูกค้าต้องชำระเงินสำหรับใบแจ้งหนี้
สมุดรายวัน: ตั้งค่าโดยอัตโนมัติและสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากจำเป็น
สกุลเงิน หากสกุลเงินของใบแจ้งหนี้แตกต่างจากสกุลเงินของบริษัท อัตราแลกเปลี่ยนจะแสดงโดยอัตโนมัติ
ในแท็บ รายการใบแจ้งหนี้:
สินค้า: คลิก เพิ่มรายการ จากนั้นค้นหาและเลือกสินค้า
จำนวน
ราคา
ภาษี (ถ้ามี)
To access the product catalog and view all items in an organized display, click Catalog. When the products and quantities are selected, click Back to Invoice to return to the invoice; the selected catalog items will appear in the invoice lines.
Tip
ในการแสดงจำนวนเงินรวมของใบแจ้งหนี้เป็นตัวอักษร ให้ไปที่ และเปิดใช้งานตัวเลือก จำนวนเงินรวมของใบแจ้งหนี้เป็นตัวอักษร
แท็บ รายการสมุดรายวัน แสดงรายการบัญชีที่สร้างขึ้น ข้อมูลใบแจ้งหนี้เพิ่มเติมเช่น อ้างอิงลูกค้า อ้างอิงการชำระเงิน ฐานะการเงิน อินโคเทอมส์ และอื่นๆ สามารถเพิ่มหรือแก้ไขได้ในแท็บ ข้อมูลอื่นๆ
Note
NightPOS initially creates invoices in Draft status. Draft invoices have no accounting impact until they are confirmed.
ดูเพิ่มเติม
การยืนยันใบแจ้งหนี้¶
Click Confirm when the invoice is completed. The invoice's status changes to Posted, and a journal entry is generated based on the invoice configuration. On confirmation, NightPOS assigns each invoice a unique number from a defined sequence.
Note
เมื่อยืนยันแล้ว ใบแจ้งหนี้จะไม่สามารถอัปเดตได้อีก คลิก รีเซ็ตเป็นฉบับร่าง หากต้องการเปลี่ยนแปลง
หากจำเป็น ใบแจ้งหนี้และรายการสมุดรายวันอื่นๆ สามารถล็อกได้เมื่อลงรายการแล้วโดยใช้ฟีเจอร์ รักษาความปลอดภัยรายการที่ลงแล้วด้วยแฮช
การส่งใบแจ้งหนี้¶
ในการตั้งค่าวิธี การส่งใบแจ้งหนี้ ที่ต้องการสำหรับลูกค้า ให้ไปที่ และเลือกลูกค้า ในแท็บ ระบบบัญชี ของฟอร์มผู้ติดต่อ ให้เลือกวิธี การส่งใบแจ้งหนี้ ที่ต้องการในส่วน ใบแจ้งหนี้ลูกค้า
Note
Sending letters in NightPOS requires In-App Purchase (IAP) credit or tokens.
ในการส่งใบแจ้งหนี้ไปยังลูกค้า ให้กลับไปที่ระเบียนใบแจ้งหนี้และทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
คลิก Send
หาก เค้าโครงใบแจ้งหนี้เริ่มต้น ยังไม่ได้รับการปรับแต่ง หน้าต่างป๊อปอัป กำหนดค่าเค้าโครงเอกสารของคุณ จะปรากฏขึ้น กำหนดค่าเค้าโครงแล้วคลิก ดำเนินการต่อ
Note
เค้าโครงเอกสารสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาในการตั้งค่าทั่วไป
หากต้องการเพิ่ม QR code สำหรับการชำระเงินผ่านแอปธนาคารในใบแจ้งหนี้ ให้เปิดใช้งานตัวเลือก QR Code ในหน้าต่าง Configure Your Document Layout หากต้องการแก้ไขตัวเลือกนี้ ให้ไปที่ เลื่อนลงไปที่ส่วน Customer Payments และเปิด/ปิดใช้งานตัวเลือก QR Codes
ในหน้าต่าง ส่ง:
หากมีการตั้งค่าวิธีการ Invoice sending ที่ต้องการไว้ในแบบฟอร์มผู้ติดต่อแล้ว ระบบจะเลือกวิธีนั้นโดยอัตโนมัติ เลือกวิธีอื่นหากจำเป็น
หากไม่มีการตั้งค่าวิธีการ Invoice sending ที่ต้องการไว้ในแบบฟอร์มผู้ติดต่อ ให้เลือกวิธีที่จะใช้สำหรับการส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า
คลิก ส่ง หากเลือกตัวเลือก ทางอีเมล หรือคลิก ดาวน์โหลด
การส่งใบแจ้งหนี้หลายใบ¶
หากต้องการส่งใบแจ้งหนี้หลายใบ ไปที่ เลือกใบแจ้งหนี้ในมุมมองรายการ ใบแจ้งหนี้ และคลิก ส่ง หน้าต่าง ส่ง จะแสดงจำนวนใบแจ้งหนี้ที่เลือกไว้เพื่อส่งทางอีเมล
หลังจากคลิก ส่ง แบนเนอร์จะถูกเพิ่มไปยังใบแจ้งหนี้ที่เลือกเพื่อระบุว่าใบแจ้งหนี้เหล่านั้นเป็นส่วนหนึ่งของชุดการส่งที่กำลังดำเนินการอยู่ สิ่งนี้ช่วยป้องกันไม่ให้กระบวนการถูกเรียกใช้ด้วยตนเองอีกครั้ง เนื่องจากอาจใช้เวลาสักระยะหนึ่งในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์สำหรับชุดที่มีขนาดใหญ่มาก
หากต้องการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ยังไม่ได้ส่ง ให้ไปที่ ในมุมมองรายการ Invoices ให้คลิกที่แถบค้นหาและกรองด้วย Not Sent
การชำระเงินและการกระทบยอด¶
In NightPOS, an invoice is considered Paid when the associated accounting entry has been reconciled with a corresponding bank transaction.
ดูเพิ่มเติม
การติดตามการชำระเงิน¶
NightPOS's follow-up actions help companies follow up on customer invoices. Different actions can be set up to remind customers to pay their outstanding invoices, depending on how much the customer is overdue. These actions are bundled into follow-up levels that trigger when an invoice is overdue by a certain number of days. If there are multiple overdue invoices for the same customer, the actions are performed on the most overdue invoice.
การรายงาน¶
รายงานคู่ค้า¶
สมุดบัญชีแยกประเภทคู่ค้า¶
รายงาน Partner Ledger แสดงยอดคงเหลือของลูกค้าและผู้จัดจำหน่าย หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่
อายุบัญชีลูกหนี้¶
หากต้องการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ค้างชำระของลูกค้าและวันครบกำหนดที่เกี่ยวข้อง ให้ใช้รายงาน Aged Receivable หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่
อายุบัญชีเจ้าหนี้¶
หากต้องการตรวจสอบบิลผู้จัดจำหน่ายค้างชำระและวันครบกำหนดที่เกี่ยวข้อง ให้ใช้รายงาน Aged Payable หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่
กำไรขาดทุน¶
งบ กำไรขาดทุน แสดงรายละเอียดของรายได้และบัญชีรายจ่าย
งบดุล¶
งบดุล สรุปสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของของบริษัท ณ เวลาใดเวลาหนึ่ง