การนำเข้าคำสั่งซื้อเป็นคำสั่งขายด้วย EDI

การแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (EDI) ช่วยให้บริษัทที่ใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันสามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานและมีโครงสร้าง

In NightPOS, a purchase order (PO) can be exported as an XML file and imported as a sales order (SO) into another NightPOS database, removing the need for manual entry of products, quantities, prices, and other key information.

The workflow in this document describes how buyers and sellers exchange data directly between their NightPOS databases. As an alternative, sellers can receive a PDF version of the request for quotation (RFQ) by email and upload it directly in their Sales dashboard. This method is simpler but does not use the XML-based exchange described in the document.

Note

Exported XMLs follow the UBL schema. When exchanging data between two NightPOS databases, this schema remains compatible.

อย่างไรก็ตาม การพัฒนาแบบกำหนดเองสำหรับซอฟต์แวร์ที่ไม่รองรับสกีมา UBL อาจทำให้เกิดความซับซ้อนเพิ่มเติม

บทบาทและการกำหนดค่า

เพื่ออำนวยความสะดวกในขั้นตอนการทำงาน EDI มีบริษัทสองแห่งที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ผู้ซื้อ (บริษัทที่สั่งซื้อ) และผู้ขาย (บริษัทที่ดำเนินการตามคำสั่งซื้อ) แต่ละบริษัทมีบทบาทและการกำหนดค่าเฉพาะ

ฐานข้อมูลผู้ซื้อ

ฐานข้อมูลผู้ซื้อมีหน้าที่สร้างและยืนยันใบสั่งซื้อ ข้อกำหนดเบื้องต้นรวมถึง:

1. (จำเป็น) ติดตั้ง แอป การจัดซื้อ

2. (ทางเลือก) เพิ่มผู้ขาย (ผู้ขายในเวิร์กโฟลว์นี้) เป็น:doc:ผู้ใช้พอร์ทัล <../../../general/users/user_portals>

ฐานข้อมูลผู้ขาย

ฐานข้อมูลผู้ขายมีหน้าที่รับและประมวลผลคำสั่งขาย ข้อกำหนดเบื้องต้นเพียงอย่างเดียวคือ ติดตั้ง แอป การขาย

เวิร์คโฟลว์

กระบวนการของผู้ซื้อ

ในการเริ่มต้น ผู้ซื้อ (ในฐานข้อมูลของตน) ไปที่แอป การจัดซื้อ เพื่อสร้าง RFQ

ตั้งค่า ผู้ขาย เป็นผู้ใช้พอร์ทัลที่เป็นตัวแทนของผู้ขาย และ ยืนยัน RFQ การทำเช่นนี้จะแปลงเป็น ใบสั่งซื้อ

Example

PO จากฐานข้อมูลของผู้ซื้อ ผู้ขาย คือบัญชีผู้ใช้พอร์ทัลของผู้ขายชื่อ Joel

กระบวนการของผู้ขาย

เมื่อ PO ได้รับการยืนยันแล้ว จะปรากฏบนแดชบอร์ดพอร์ทัลของผู้ขาย ผู้ขายจะดาวน์โหลดไฟล์ XML และอัปโหลดไปยังฐานข้อมูลของตน

ดาวน์โหลดไฟล์

ในฐานะผู้ขาย ให้เข้าสู่ระบบฐานข้อมูลของผู้ซื้อด้วยบัญชีผู้ใช้พอร์ทัล บนแดชบอร์ด ให้เลื่อนลงแล้วคลิกปุ่ม Our Orders การดำเนินการนี้จะแสดงรายการคำสั่งซื้อที่ฐานข้อมูลของผู้ซื้อส่งถึงผู้ใช้พอร์ทัล

เลือกคำสั่งซื้อที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Connect with your software!

ในหน้าต่างป๊อปอัป ให้คัดลอก URL ที่ให้มา แล้ววางลงในแท็บเบราว์เซอร์ใหม่เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ XML

Example

มุมมองพอร์ทัลของ Joel สำหรับ PO รูปแรกแสดงปุ่ม Connect with your software! และรูปที่สองแสดงหน้าต่างป๊อปอัปพร้อมปุ่ม Copy

Example

XML file สำหรับ PO00017

อัปโหลดไฟล์

Next, the seller logs in to their own NightPOS database and opens Sales app. Click Upload and select the downloaded XML file. Alternatively, users can drag and drop the file into the Quotations dashboard.

การดำเนินการนี้จะสร้างคำสั่งขายโดยอัตโนมัติโดยมีลูกค้าเป็นผู้ซื้อ และมีรายการสินค้า ปริมาณ และราคาทั้งหมดถูกกรอกไว้ล่วงหน้า กระบวนการนี้ช่วยให้มั่นใจในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างสองฐานข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพและแม่นยำ

SO ที่อัปโหลดในฐานข้อมูลของผู้ขาย

ดูเพิ่มเติม

สร้างใบเสนอราคา