รายได้รอตัดบัญชี

รายได้รอตัดบัญชี หรือ รายได้รอรับ คือใบแจ้งหนี้ที่ส่งถึงลูกค้าสำหรับสินค้าที่ยังไม่ได้ส่งมอบหรือบริการที่ยังไม่ได้ส่งมอบ

บริษัทไม่สามารถรายงานใน งบกำไรขาดทุน ปัจจุบัน หรือ งบกำไรขาดทุน ได้ เนื่องจากสินค้าและบริการจะได้รับการส่งมอบ/แสดงผลอย่างมีประสิทธิผลในอนาคต

รายได้ในอนาคตเหล่านี้จะต้องถูกเลื่อนออกไปในงบดุลของบริษัทท่ามกลางหนี้สินหมุนเวียนจนกว่าจะสามารถ รับรู้ ในงบกำไรขาดทุนในคราวเดียวหรือในช่วงเวลาที่กำหนด

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าธุรกิจขายลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์มูลค่า 1,200 ดอลลาร์สหรัฐฯ เป็นเวลา 1 ปี พวกเขาออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าทันที แต่ยังไม่สามารถพิจารณาว่าได้รับแล้ว เนื่องจากยังไม่ได้ส่งมอบสิทธิ์การใช้งานในเดือนต่อๆ ไป ดังนั้น พวกเขาจึงผ่านรายการรายได้ใหม่นี้ในบัญชีรายได้รอตัดบัญชีและรับรู้เป็นรายเดือน ในแต่ละเดือน ในอีก 12 เดือนข้างหน้า ระบบจะรับรู้ว่า $100 เป็นรายได้

NightPOS Accounting handles deferred revenues by spreading them in multiple entries that are posted periodically.

Note

เซิร์ฟเวอร์จะตรวจสอบวันละครั้งว่าต้องลงรายการหรือไม่ จากนั้นอาจใช้เวลาถึง 24 ชั่วโมงก่อนที่คุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงจาก ร่าง เป็น ลงรายการแล้ว

การกำหนดค่า

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการตั้งค่าเริ่มต้นได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องสำหรับธุรกิจของคุณ โดยไปที่ ระบบบัญชี ‣ การกำหนดค่า ‣ การตั้งค่า มีตัวเลือกต่อไปนี้:

สมุดบันทึก

รายการเลื่อนการเลื่อนจะลงรายการในสมุดรายวันนี้

รายได้ที่รอตัดบัญชี

รายได้จะถูกเลื่อนออกไปในบัญชีหนี้สินปัจจุบันนี้จนกว่าจะรับรู้

สร้างรายการ

By default, NightPOS automatically generates the deferral entries when you post a customer invoice. However, you can also choose to generate them manually by selecting the Manually & Grouped option instead.

อิงตาม

มีสามวิธีในการคำนวณการรับรู้รายได้รอตัดบัญชี:

• วัน: จำนวนเงินทั้งหมดถูกหารเท่ากันตามจำนวนวันทั้งหมดในช่วงเวลานั้น รวมทั้งวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด

• เดือน: แต่ละเดือนเต็มแสดงถึงสัดส่วนที่เท่ากันของจำนวนเงินทั้งหมด โดยไม่คำนึงถึงจำนวนวันจริงในเดือนนั้น (พื้นฐานมาตรฐาน)

• เดือนเต็ม: เดือนใดที่เริ่มต้นจะถือว่าเป็นเดือนที่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตาม เดือนสุดท้ายจะถือว่าเต็มเฉพาะเมื่อช่วงเวลาขยายไปถึงวันสุดท้ายของเดือนนั้น

สมมติว่าใบแจ้งหนี้มูลค่า $1200 ต้องถูกเลื่อนรับรู้ตลอด 12 เดือน

• ตัวเลือก Days จะบันทึกบัญชีในจำนวนเงินที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับจำนวนวันในแต่ละเดือน (เช่น ~$102 สำหรับเดือนมกราคมและ ~$92 สำหรับเดือนกุมภาพันธ์)

• ตัวเลือก Months จะบันทึกบัญชี $100 แต่ละเดือนโดยคำนวณตามสัดส่วนจำนวนวันในเดือนนั้น (เช่น $50 สำหรับเดือนแรกหาก Start Date ถูกตั้งค่าเป็นวันที่ 15 ของเดือน)

• ตัวเลือก เต็มเดือน จะถือว่าแต่ละเดือนที่เริ่มต้นนั้นเต็มแล้ว (เช่น 100 ดอลลาร์สำหรับเดือนแรก แม้ว่า วันที่เริ่มต้น จะถูกตั้งเป็นวันที่ 15 ของเดือนก็ตาม) ซึ่งหมายความว่าด้วยตัวเลือก เต็มเดือน ระบบจะรับรู้ยอดเต็ม 100 ดอลลาร์ ในเดือนที่ไม่ครบจำนวนแรก ทำให้ไม่จำเป็นต้องมีเดือนที่ 13 เพื่อรับรู้ยอดที่เหลือ ซึ่งจะเป็นกรณีเมื่อใช้ตัวเลือก เดือน

สร้างรายการเลื่อนการตรวจสอบ

Tip

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าฟิลด์ วันที่รอตัดบัญชี ปรากฏในแท็บ รายการใบแจ้งหนี้ ในกรณีส่วนใหญ่ วันเริ่มต้นของช่วงเวลารอตัดบัญชีควรอยู่ในเดือนเดียวกับ วันที่ใบแจ้งหนี้ รายการรายได้รอตัดบัญชีจะถูกลงรายการจากวันที่ใบแจ้งหนี้และแสดงในรายงานตามนั้น

สำหรับแต่ละบรรทัดของใบแจ้งหนี้ที่ควรเลื่อนออกไป ให้ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของรอบระยะเวลาที่เลื่อนออกไป

If the Generate Entries field in the Settings is set to On invoice/bill validation, NightPOS automatically generates the deferral entries when the invoice is validated. Click the Deferred Entries smart button to see them.

รายการซึ่งลงวันที่ในวันเดียวกับวันที่ทางบัญชีของใบแจ้งหนี้ จะย้ายจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้จากบัญชีรายได้ไปยังบัญชีที่เลื่อนออกไป รายการอื่นๆ คือรายการเลื่อนเวลาซึ่งเดือนแล้วเดือนเล่า จะย้ายจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้จากบัญชีที่รอการตัดบัญชีไปยังบัญชีรายได้เพื่อรับรู้รายได้

Example

คุณสามารถเลื่อนการออกใบแจ้งหนี้เดือนมกราคมจำนวน $1,200 ได้ภายใน 12 เดือนโดยระบุวันที่เริ่มต้นคือ 01/01/2023 และวันที่สิ้นสุดคือ 31/12/2023 ณ สิ้นเดือนสิงหาคม เงินจำนวน 800 ดอลลาร์จะถูกรับรู้เป็นรายได้ ในขณะที่เงิน 400 ดอลลาร์ยังคงอยู่ในบัญชีรอการตัดบัญชี

การรายงาน

รายงานรายได้รอตัดบัญชีจะคำนวณภาพรวมของรายการเลื่อนที่จำเป็นสำหรับแต่ละบัญชี หากต้องการเข้าถึง ให้ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การรายงาน ‣ รายได้รอตัดบัญชี

หากต้องการดูรายการสมุดรายวันของแต่ละบัญชี ให้คลิกที่ชื่อบัญชีแล้วคลิก รายการสมุดรายวัน

Note

เฉพาะใบแจ้งหนี้ที่มีวันที่ทางบัญชีก่อนสิ้นสุดรอบระยะเวลาของรายงานเท่านั้นที่จะถูกนำมาพิจารณา

สร้างรายการเลื่อนการจัดกลุ่มด้วยตนเอง

If you have a lot of deferred revenues and wish to reduce the number of journal entries created, you can generate deferral entries manually. To do so, set the Generate Entries field in the Settings to Manually & Grouped. NightPOS then aggregates the deferred amounts in a single entry.

ในตอนท้ายของแต่ละเดือน ไปที่ ระบบบัญชี ‣ การรายงาน ‣ รายได้รอตัดบัญชี และคลิกปุ่ม สร้างรายการ ซึ่งสิ่งนี้จะสร้างรายการเลื่อนสองรายการ:

• ฉบับหนึ่งลงวันที่ตอนสิ้นเดือน ซึ่งจะรวมจำนวนเงินที่รอการตัดบัญชีทั้งหมดของเดือนนั้นสำหรับแต่ละบัญชี หมายความว่ารายได้รอการตัดบัญชีส่วนหนึ่งจะถูกรับรู้เมื่อสิ้นสุดงวดนั้น

• การกลับรายการที่สร้างขึ้นนี้ ลงวันที่ในวันถัดไป (เช่น วันแรกของเดือนถัดไป) เพื่อยกเลิกรายการก่อนหน้า

Example

มีใบแจ้งหนี้สามฉบับที่ยังไม่ได้รับรู้รายได้ตาม เดือน:

• ใบแจ้งหนี้ A: $1200 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023

• ใบแจ้งหนี้ B: $600 ที่จะเลื่อนออกไปจาก 01/01/2023 เป็น 12/31/2023

• ใบแจ้งหนี้ C: $600 ที่จะยังไม่ได้รับรู้รายได้ในงวดอนาคต (จะปรากฏในคอลัมน์ ยังไม่เริ่มต้น)

ในเดือนมกราคม

เมื่อปลายเดือนมกราคม หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 31 มกราคม:

  • รายการ 1: บัญชีรายได้ -1200 -600 -600 = -2400 (หักล้างยอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด)

  • รายการ 2: บัญชีรายได้ 100 + 50 = 150 (รับรู้รายได้ 1/12 ของใบแจ้งหนี้ A และใบแจ้งหนี้ B)

  • รายการ 3: บัญชีรายได้รอการรับรู้ 2400 - 150 = 2250 (จำนวนเงินที่ยังต้องยังไม่ได้รับรู้รายได้ในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 กุมภาพันธ์ ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

  • รายการ 1: บัญชีรายได้ 2400

  • รายการ 3: บัญชีรายได้ -150

  • รายการ 2: บัญชีรายได้รอการรับรู้ -2250

ในเดือนกุมภาพันธ์

เมื่อปลายเดือนกุมภาพันธ์ หลังจากคลิกปุ่ม สร้างรายการ จะมีรายการต่อไปนี้:

• รายการที่ 1 ลงวันที่ 28 กุมภาพันธ์:

  • รายการ 1: บัญชีรายได้ -1200 -600 -600 = -2400 (หักล้างยอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด)

  • รายการ 2: บัญชีรายได้ 200 + 100 = 300 (รับรู้รายได้ 2/12 ของใบแจ้งหนี้ A และใบแจ้งหนี้ B)

  • รายการ 3: บัญชีรายได้รอการรับรู้ 2400 - 300 = 2100 (จำนวนเงินที่ยังต้องยังไม่ได้รับรู้รายได้ในภายหลัง)

• รายการที่ 2 ลงวันที่ 1 มีนาคม ซึ่งเป็นการกลับรายการก่อนหน้า

ตั้งแต่เดือนมีนาคมถึงพฤศจิกายน

การคำนวณเดียวกันนี้จะทำสำหรับแต่ละเดือนจนถึงเดือนพฤศจิกายน

ในเดือนธันวาคม

ไม่จำเป็นต้องสร้างรายการบันทึกในเดือนธันวาคม

รวมทั้งหมด

ถ้าเรารวมทุกอย่างเราจะได้:

• ใบแจ้งหนี้ A และใบแจ้งหนี้ B

• สองรายการบันทึก (หนึ่งรายการสำหรับการยังไม่ได้รับรู้รายได้และหนึ่งรายการสำหรับการกลับรายการ) สำหรับแต่ละเดือนตั้งแต่มกราคมถึงพฤศจิกายน

• ใบแจ้งหนี้ C จะยังไม่ได้รับรู้รายได้ในภายหลัง

ดังนั้น ตอนสิ้นเดือนธันวาคม ใบแจ้งหนี้ A และ B จะรับรู้ว่าเป็นรายได้ทั้งหมดเพียงครั้งเดียว แม้จะมีรายการที่สร้างขึ้นทั้งหมดด้วยกลไกการกลับรายการ