แบ่งปันและทำงานร่วมกัน

NightPOS Spreadsheet offers various features that allow for efficient real-time collaboration while ensuring the appropriate level of control and traceability, including:

การเข้าถึงและการแบ่งปัน

In principle, the rights to access NightPOS spreadsheets are handled like any other file in the Documents app. Roles and permissions are either inherited from the folder a spreadsheet is saved in or controlled at the level of the spreadsheet itself.

However, there are important differences to consider between spreadsheets that contain only static data and spreadsheets that contain dynamic NightPOS data, in terms of both access and data visibility.

Tip

  • การเข้าถึงโฟลเดอร์หรือสปรีดชีตสามารถจัดการได้โดยเจ้าของหรือผู้ใช้ใดๆ ที่มีสิทธิ์:guilabel:Editor

  • ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์:guilabel:`Viewer`ไม่สามารถแบ่งปันสปรีดชีตกับผู้ใช้ที่ระบุได้โดยตรง แต่สามารถคัดลอกลิงก์ไปยังสปรีดชีตได้

  • ผู้ใช้ใดๆ ที่สามารถเข้าถึงสปรีดชีตได้สามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์ .xlsx ได้โดยคลิก:menuselection:File --> :menuselection:`Download`จากแถบเมนู หากสปรีดชีตมีข้อมูลแบบไดนามิก ค่าต่างๆ จะถูกตรึงไว้ ณ เวลาที่ดาวน์โหลด

บทบาทและสิทธิ์

สิทธิ์จะถูกจัดการโดยใช้บทบาทดังต่อไปนี้:

บทบาท

ดู

แก้ไข

ลบ

ดาวน์โหลด .xlsx

แชร์

จัดการบทบาท

ใช้ความคิดเห็น

ใช้แชทเตอร์

เจ้าของ

กับบุคคลเฉพาะเจาะจงหรือผ่านลิงก์

รวมถึงการเปลี่ยนเจ้าของ

ผู้แก้ไข

กับบุคคลเฉพาะเจาะจงหรือผ่านลิงก์

แต่ไม่สามารถเปลี่ยนเจ้าของได้

ผู้ดู

ผ่านลิงก์เท่านั้น

แชร์สเปรดชีตแบบคงที่

สเปรดชีตที่มีเฉพาะข้อมูลแบบคงที่สามารถแชร์ภายในหรือภายนอกได้โดยเจ้าของสเปรดชีตหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ ผู้แก้ไข

ในการดำเนินการดังกล่าว ให้คลิก แชร์ ที่มุมขวาบนเหนือสเปรดชีต จากนั้น กำหนดค่าการเข้าถึงตามความเหมาะสม

แชร์สเปรดชีตแบบไดนามิก

สเปรดชีตจะถือว่าเป็น สเปรดชีตแบบไดนามิก หากมีสิ่งใดสิ่งหนึ่งต่อไปนี้:

การแชร์ภายใน

Spreadsheets containing dynamic NightPOS data can be shared with internal users only by the owner of the spreadsheet or any user with Editor rights.

However, having access to a spreadsheet does not necessarily mean an internal user sees all the data in the original spreadsheet. The visibility of dynamic NightPOS data is based on an internal user’s access rights to the model from which the data has been retrieved, and takes into account any record rules that may restrict access.

Important

สิทธิ์ในการดูข้อมูลจะถูกนำมาพิจารณาเมื่อผู้ใช้ภายในเปิดสเปรดชีต โดยสเปรดชีตจะถูกกรอกด้วยเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ได้รับอนุญาตให้ดูเท่านั้น

Example

ผู้จัดการฝ่ายขายสร้างสเปรดชีตที่รวมข้อมูลการขายสำหรับพนักงานขายทั้งหมดในทีมของพวกเขา ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ การขาย / ผู้ใช้: เฉพาะเอกสารของตนเอง จะเห็นเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการขายของตนเองเท่านั้น

To share a spreadsheet containing dynamic NightPOS data, click Share in the upper-right corner above the spreadsheet, then configure access as appropriate.

การแชร์ภายนอก

Spreadsheets containing dynamic NightPOS data cannot be accessed by external users.

Note

หากผู้ใช้ภายนอกพยายามเข้าถึงสเปรดชีตแบบไดนามิกผ่านลิงก์ ข้อความแสดงข้อผิดพลาดจะปรากฏขึ้น

If a spreadsheet containing NightPOS data needs to be shared with an external user, the owner of the spreadsheet or a user with Editor rights can create a frozen, read-only version. In this version, all NightPOS formulas are converted to their value at the moment the frozen version is created, and any links to NightPOS menus are removed.

To create a frozen version of a spreadsheet that contains dynamic NightPOS data, click File ‣ Share ‣ Freeze and share from the menu bar, then configure access as appropriate.

Tip

It is also possible to download a frozen version of a spreadsheet that contains NightPOS data as an .xlsx file by clicking File ‣ Download from the menu bar. The values of any dynamic data are frozen at the moment of download.

ความคิดเห็นและการสนทนา

NightPOS Spreadsheet offers two ways to communicate with other users who have access to the same spreadsheet, namely by using:

ใช้ความคิดเห็นในสเปรดชีต

ความคิดเห็นซึ่งเพิ่มไปยังเซลล์แต่ละเซลล์ของสเปรดชีต มีประโยชน์สำหรับการอภิปรายองค์ประกอบเฉพาะของสเปรดชีต ผู้ทำงานร่วมกันรายอื่นสามารถรับการแจ้งเตือนได้โดยพิมพ์ @ ตามด้วยชื่อของพวกเขา

Important

เฉพาะเจ้าของสเปรดชีตหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Editor เท่านั้นที่สามารถใช้ความคิดเห็นในสเปรดชีตได้ ทั้งสองบทบาทสามารถดำเนินการเดียวกันได้ ความคิดเห็นจะไม่ปรากฏให้ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ Viewer เห็น

เพิ่มหรือตอบกลับความคิดเห็น

เมื่อต้องการเพิ่มหรือตอบกลับความคิดเห็น:

  1. หากความคิดเห็น:

    • เป็นความคิดเห็นแรกที่เพิ่มไปยังเซลล์ คลิกขวาที่เซลล์แล้วคลิก Insert comment หรือคลิก Insert ‣ Insert comment จากแถบเมนู

    • เป็นการตอบกลับเธรดความคิดเห็นที่มีอยู่บนเซลล์ คลิกที่เซลล์ที่เกี่ยวข้องหรือบนเธรดความคิดเห็นเพื่อเปิดเธรด

  2. พิมพ์ความคิดเห็นในกล่องข้อความ

    Tip

    • คลิกไอคอน จากนั้น:

      • Add from Documents เพื่อเพิ่มไฟล์ที่บันทึกในแอป เอกสาร

      • เพิ่ม GIFS เพื่อเพิ่ม GIF (หากเปิดใช้งานในเมนู การตั้งค่าทั่วไป)

    • คลิก (เพิ่มอีโมจิ) เพื่อเพิ่มอีโมจิ

    • พิมพ์ @ ตามด้วยชื่อผู้ใช้เพื่อแท็กพวกเขาในความคิดเห็น

  3. คลิกไอคอน (บันทึก) หรือกด Enter เพื่อบันทึกความคิดเห็น

คลิกที่ใดก็ได้ในสปรดชีตเพื่อปิดเธรดความคิดเห็น

Tip

หากต้องการตอบกลับความคิดเห็นแต่ละรายการด้วยอีโมจิเพียงอย่างเดียว ให้เลื่อนเมาส์ไปที่ความคิดเห็น คลิกไอคอน (เพิ่มรีแอคชัน) จากนั้นเลือกอีโมจิที่ต้องการ

ดูความคิดเห็น

เมื่อมีการเพิ่มความคิดเห็นลงในเซลล์ รูปสามเหลี่ยมสีเหลืองขนาดเล็กจะปรากฏที่มุมบนขวาของเซลล์

หากต้องการดูเธรดความคิดเห็นบนเซลล์เดียว ให้เลื่อนเมาส์ไปที่เซลล์ คลิกที่เซลล์หรือเธรดความคิดเห็นเพื่อเปิดเธรดเพื่อให้สามารถเพิ่มความคิดเห็นได้

หากต้องการดูความคิดเห็นทั้งหมดในสปรดชีต ให้คลิก ดู ‣ ความคิดเห็นทั้งหมด จากแถบเมนู หรือหลังจากเปิดเธรดความคิดเห็น ให้คลิก เปิดความคิดเห็นทั้งหมด

แผง ความคิดเห็น จะเปิดขึ้นที่ด้านขวาของสปรดชีต ตามค่าเริ่มต้น เธรดความคิดเห็นสำหรับ ทุกชีต ของสปรดชีตจะแสดงขึ้น โดยจัดกลุ่มตามชีต หากต้องการดูเฉพาะเธรดความคิดเห็นสำหรับชีตปัจจุบัน ให้เลือก ชีตนี้ ในฟิลด์ กรองความคิดเห็น

คลิกที่เธรดความคิดเห็นในแผง ความคิดเห็น เพื่อเปิด

แก้ไขหรือลบความคิดเห็น

Note

เจ้าของสปรดชีตหรือผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ แก้ไข สามารถแก้ไขหรือลบความคิดเห็นใดก็ได้

หากต้องการแก้ไขความคิดเห็น:

  1. เลื่อนเมาส์ไปที่ความคิดเห็น จากนั้นคลิกไอคอน (จุดไข่ปลา)

  2. คลิก แก้ไข

  3. ทำการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการ จากนั้นคลิก บันทึก หรือกด Enter หากต้องการยกเลิกการแก้ไข ให้คลิก ยกเลิก หรือกด Escape

Tip

ความคิดเห็นที่ได้รับการแก้ไขจะมีคำว่า (แก้ไขแล้ว) เพิ่มเข้ามาที่ท้ายข้อความ

หากต้องการลบความคิดเห็น:

  1. เลื่อนเมาส์ไปที่ความคิดเห็น จากนั้นคลิกไอคอน (จุดไข่ปลา)

  2. คลิก ลบ

  3. คลิก ยืนยัน เพื่อยืนยันการลบ

แก้ไขเธรดความคิดเห็น

วิธีแก้ไขเธรดความคิดเห็น:

  1. เข้าถึงแผง ความคิดเห็น โดยคลิก มุมมอง ‣ ความคิดเห็นทั้งหมด จากแถบเมนู หรือเมื่อเปิดเธรดความคิดเห็น ให้คลิก เปิดความคิดเห็นทั้งหมด

  2. คลิกไอคอน (จุดไข่ปลา) สำหรับเธรดความคิดเห็นที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิก แก้ไขเธรดนี้

เมื่อแก้ไขแล้ว เธรดความคิดเห็นจะไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรงบนสเปรดชีต แต่จะยังคงมองเห็นได้ในแผง ความคิดเห็น เธรดที่แก้ไขแล้วจะระบุด้วยไอคอน (เครื่องหมายถูก)

หากต้องการเปิดเธรดความคิดเห็นที่แก้ไขแล้วอีกครั้ง จากแผง ความคิดเห็น ให้คลิกไอคอน (จุดไข่ปลา) สำหรับเธรดความคิดเห็นที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิก เปิดเธรดนี้อีกครั้ง

ใช้เธรดแชทเตอร์ของสเปรดชีต

ในขณะที่ ความคิดเห็น ในเซลล์สเปรดชีตเฉพาะเหมาะสำหรับการสนทนาเกี่ยวกับองค์ประกอบเฉพาะของสเปรดชีต เธรดแชทเตอร์ ของสเปรดชีตช่วยให้สามารถสนทนาได้ทั่วไปมากขึ้น

วิธีเข้าถึงเธรดแชทเตอร์ของสเปรดชีต:

  1. เมื่อแอป เอกสาร เปิดอยู่ ให้ไปที่โฟลเดอร์หรือส่วนที่บันทึกสเปรดชีตไว้

  2. เลือกมุมมอง (รายการ) ที่มุมบนขวา

  3. เลือกสเปรดชีตที่เกี่ยวข้อง จากนั้นคลิกปุ่ม (ข้อมูลและแท็ก) ที่มุมบนขวาถัดจากตัวเลือกมุมมอง หรือเมื่อเลือกสเปรดชีตแล้ว ให้คลิกปุ่ม การดำเนินการ จากนั้นเลือก (ข้อมูลและแท็ก)

เธรดแชทเตอร์ของสเปรดชีตจะเปิดทางด้านขวาของหน้าจอ ใต้ แผงรายละเอียด ของสเปรดชีต