การจัดเรียงเอกสารด้วย AI

NightPOS AI Document Automation enables automated classification, routing, and processing of documents using artificial intelligence. It reduces manual handling of documents such as invoices, contracts, NDAs, and insurance files by automatically sorting them into folders, extracting key information, and triggering business actions.

คุณลักษณะนี้ออกแบบมาสำหรับเวิร์กโฟลว์เอกสารที่มีปริมาณมากและทำซ้ำ ๆ ซึ่งความเร็ว ความแม่นยำ และการตรวจสอบย้อนกลับเป็นสิ่งสำคัญ ในขณะที่ยังคงอนุญาตให้มนุษย์เข้ามาแทรกแซงเมื่อจำเป็น

การกำหนดค่า

หากต้องการใช้ระบบอัตโนมัติของเอกสาร AI ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดต่อไปนี้:

• แอปพลิเคชัน เอกสาร ได้รับการติดตั้ง และมีการใช้สิทธิ์ที่ถูกต้อง

• แอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องได้รับการติดตั้ง ซึ่งอาจรวมถึง ระบบบัญชี การจัดซื้อ การขาย ฯลฯ แอปพลิเคชันที่ติดตั้งมีผลต่อพร้อมท์ที่ใช้กับเอกสาร

Note

AI แอปไม่จำเป็นต้องติดตั้งเพื่อใช้ระบบอัตโนมัติของเอกสารประกอบ อย่างไรก็ตาม ประเภทของการดำเนินการอัตโนมัติ AI ที่มีอยู่นั้นขึ้นอยู่กับแอปอื่น ๆ ที่ติดตั้งในฐานข้อมูล ตัวอย่างเช่น หากต้องการสร้างใบแจ้งหนี้ ต้องติดตั้งแอป ระบบบัญชี

ภาพรวมแอปเอกสาร

แอปพลิเคชัน เอกสาร ทำงานเป็นระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์คล้ายกับไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกัน มีการจัดระเบียบเป็นพื้นที่ทำงานต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย แม้ว่าจะสามารถสร้างพื้นที่ทำงานเพิ่มเติมได้:

• ทั้งหมด: แสดงโฟลเดอร์และไฟล์ทั้งหมดที่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้

• บริษัท: ประกอบด้วยโฟลเดอร์และไฟล์ที่แชร์ทั่วทั้งบริษัท การเข้าถึงจะกำหนดโดย:ref:`สิทธิ์การเข้าถึง <documents/access-rights>`ที่กำหนดไว้สำหรับโฟลเดอร์และไฟล์

• ไดรฟ์ของฉัน: พื้นที่ทำงานส่วนบุคคลของผู้ใช้สำหรับจัดระเบียบและเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ที่เป็นเจ้าของหรืออัปโหลด

• แชร์กับฉัน: รวมไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้ แต่ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของโฟลเดอร์หลักใด ๆ ที่พวกเขามีสิทธิ์เข้าถึง

เอกสารมักจะเป็นไปตามเวิร์กโฟลว์จากกล่องขาเข้าไปยังโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้าง ซึ่งมีการใช้ระบบอัตโนมัติ AI และการดำเนินการทางธุรกิจ

ภาพรวมการจัดเรียงอัตโนมัติด้วย AI

AI Auto-Sort ทำงานในระดับโฟลเดอร์ แต่ละโฟลเดอร์ในแอป เอกสาร สามารถมีตรรกะการทำงานอัตโนมัติของตัวเอง ช่วยให้คุณออกแบบโฟลว์เอกสารที่สะท้อนถึงกระบวนการภายในของคุณ แทนที่จะใช้กฎส่วนกลางเดียว ระบบอัตโนมัติจะมีโครงสร้างแบบค่อยเป็นค่อยไป: เอกสารเข้าสู่โฟลเดอร์ AI ประเมินตามพร้อมท์ของโฟลเดอร์ จากนั้นดำเนินการที่เกี่ยวข้อง

การกำหนดค่าพร้อมท์

ในการกำหนดค่าพร้อมท์สำหรับโฟลเดอร์ ให้ไปที่แอป เอกสาร และเลือกโฟลเดอร์จากรายการทางด้านซ้าย จากนั้นคลิกไอคอน การดำเนินการ ที่ด้านบนของหน้า ใช้เมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือก AI Auto-sort

On the What do you want the AI to do? pop-up, craft a prompt that explains how documents should be interpreted and what should happen next.

Note

พิมพ์ / เพื่อใช้ทั้ง Field Selector และ Records Selector เพื่อแทรกฟิลด์หรือระเบียนเพื่อปรับปรุงพร้อมท์

ด้านล่างพร้อมท์ ให้คลิกฟิลด์ What actions can the AI take? และเลือกการดำเนินการตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไปจากเมนูแบบเลื่อนลง การดำเนินการที่พร้อมใช้งานจะแตกต่างกันไปตามแอปพลิเคชันที่ติดตั้ง

ตามคำแนะนำเหล่านี้ AI สามารถย้ายเอกสารไปยังโฟลเดอร์อื่น เพิ่มแท็ก กระตุ้นกิจกรรม หรือสร้างระเบียนทางธุรกิจ เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบวางบิลของผู้ขาย สิ่งนี้ทำให้แต่ละโฟลเดอร์เป็นทั้งตำแหน่งการจัดเก็บและจุดตัดสินใจในขั้นตอนการทำงาน

เมื่อกำหนดค่าพร้อมท์หลัก โฟลเดอร์สามารถรวมคำแนะนำในการจัดการข้อยกเว้นหรือขั้นตอนการตรวจสอบก่อนที่ตรรกะหลักจะถูกดำเนินการ ตัวอย่างเช่น โฟลเดอร์อาจตรวจสอบก่อนว่ามีค่าที่ต้องการอยู่ในเอกสารหรือไม่ ก่อนดำเนินการอัตโนมัติต่อไป

Example

ผู้ใช้ต้องการระบุ PDF ใด ๆ ที่มีหลายหน้า และจะต้องแยกด้วยตนเอง พวกเขาเพิ่มคำแนะนำต่อไปนี้ที่จุดเริ่มต้นของพร้อมท์ auto-sort Inbox ของพวกเขา

First, check the file to see if it contains a single document or if several documents are collated together. For this, use this field: Is considered multipage. If it is true, add the tag "To Split" and stop there. This way, we'll know we first need to manually split it into different files. If it is false, continue with the normal process

Is considered multipage ถูกเลือกผ่าน Field Selector ภายใต้ฟิลด์ What actions can the AI take? มีการเลือก AI: Add Tags

การดำเนินการนี้**ไม่**ทำการแยกเอกสาร แต่จะเพิ่มแท็กที่ระบุว่าเอกสารใดต้องถูกแยก การเพิ่มขั้นตอนนี้ที่จุดเริ่มต้นของพร้อมท์จะทำให้มั่นใจว่านี่คือการดำเนินการแรกของ AI

ดูเพิ่มเติม

แอปเอกสาร